VClass PPSI : Susunan Staf dan Organisasi

Pretest : Susunan Staf dan Organisasi

Proyek yang berhasil sangat tergantung pada orang-orang yang terlibat di dalam organisasi proyek tersebut.
Apa saja yang perlu diperhatikan untuk memilih orang-orang tersebut?Jelaskan.

A.    KEPRIBADIAN

Kepribadian dapat berpengaruh kuat terhadap proyek. Berikut ini sebuah daftar dari kepribadian yang diinginkan untuk staf proyek.

1. Anda membutuhkan seseorang yang dapat berkomunikasi, yang merupakan bagian dari sebuah tim, serta dapat berbagi pengetahuan dan ide-ide dengan baik, tetapi juga harus mau menjalankan ide-ide tersebut.
2. Anda membutuhkan seorang pendengar yang baik, seseorang yang akan mendengarkan pendapat orang lain dan mau mengakui jika pendapat-pendapat tersebut lebih baik.
3. Anda membutuhkan seorang yang terorganisir. Akan banyak tugas yang harus dilakukan, setiap tugas pada waktu yang tepat.
4. Anda tidak membutuhkan seseorang yang perfeksionis. Pilihlah seorang yang dapat bekerja pada saat deadline. Selalu ada cara yang terbaik, tetapi jika hal ini berhasil sekarang, keluarkan sesuai waktu, dan simpan kemajuan ini untuk versi berikutnya.
5. Anda membutuhkan seseorang yang mempunyai kemampuan teknik terbaik, seorang analitis dan logis, dengan pengalaman yang sesuai.

B.     MEMBERIKAN TUGAS KEPADA INDIVIDU-INDIVIDU

Dalam bukunya “The Psychology of Computer Programming”, G. Weinberg menyatakan bahwa motivator terbesar dari seorang programmer adalah mempelajari hal baru. Selalu berikan tugas yang lebih menantang dari tugas sebelumnya. Tetapi jangan memberikan sebuah tugas yang rumit untuk Programmer Pemula – mungkin tidak akan selesai, dan tugas yang rumit ini pun juga tidak akan terselesaikan oleh para ahli.

Jika ada tugas-tugas yang berhubungan, berikan pada orang yang sama. Jika ada program yang berhubungan dengan program lain, berikan program ini kepada seseorang pada posisi yang sama (atau 2 orang yang sangat dekat).

Berikan tugas-tugas yang kritis dan tugas-tugas yang sulit kepada orang yang paling diandalkan. Orang yang dapat diandalkan bukanlah “Ahli” yang dapat menyelesaikan tugas dalam 2 hari, tetapi orang tersebut menyelesaikan dalam 4 atau 10 hari tergantung pada mood orang tersebut. Orang yang dapat diandalkan berkata “Tugas ini akan selesai 5 hari”, dan selama waktu itulah yang diperlukan.

Jangan memberikan tugas yang membuat seseorang menjadi tidak disiplin. IBM telah menemukan bahwa sebuah organisasi dimana Kepala Tim Programmer / Chief Programmer Team (CPT) sangat produktif. Dengan metode CPT, seorang kepala ahli programmer melakukan semua pengkodean yang rumit (80%), dibantu oleh para pemula untuk pengkodean yang lebih mudah (20%). Tetapi jika ketua pergi, maka anak buah akan menghilang.

Untuk mencegah hal ini, IBM biasanya menggunakan sebuah sistem bersahabat, dimana seorang programmer ditugaskan untuk bekerja dengan sangat dekat dengan kepala programmer, membantu dan berbagi muatan pekerjaan jika mungkin, dan mempelajari semua hal yang diketahui oleh kepala programmer.

C.     MEMOTIVASI ORANG

PM adalah pelatih dari sebuah tim; PL adalah kapten. PM memimpin, memotivasi, mengajarkan dan menggunakan sedikit ancaman untuk mendapatkan tugas tersebut diselesaikan. PL bermain dalam tim dan memotivasi dengan memberi contoh. Kepemimpinan proyek (PM dan PL) harus selalu ada dan dapat melakukan pendekatan. Gunakan pendekatan MBWA (Management By Walking Around) seperti dalam buku “In Search of Excellence”, bagian 4. Ketika seseorang mendekati Anda dengan sebuah masalah pribadi atau teknik, lakukanlah hal ini : Diam dan dengarkan. Biasanya orang itu akan menjawab masalahnya, ketika menjelaskan masalah tersebut.

Analisis Pekerjaan 

Pekerjaan merupakan komponen dasar bagi struktur organisasi dan merupakan alat untuk mencapai tujuan organisasi. Analisis pekerjaan merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan, sehingga pekerjaan dapat dijelaskan kepada orang lain. 

2.      Rekrutmen, Seleksi dan Orientasi 

Secara umum dapat diutarakan, tenaga kerja yang diperlukan proyek dapat diperoleh dari salah satu atau beberapa sumber, yaitu : 

a.                   Induk atau anak perusahaan (apabila proyek dimiliki oleh kelompok perusahaan), Daerah sekitar lokasi dan tempat proyek, 

b.                  Sumber tenaga kerja nasional, 

Sumber tenaga kerja internasional-individual expert, subcontracting, technical assistances, management assistances. 

3.      Produktivitas 

Secara umum yang banyak didapat dalam buku-buku teks, produktivitas mengandug arti sebagai perbandingan antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input). 

4.      Pelatihan dan Pengembangan 

Program latihan dan pengembangan bertujuan untuk menutupi gap antara kecakapan karyawan dan permintaan jabatan, selain untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran kerja.

5.      Prestasi Kerja 

Hasil penilaian prestasi kerja (performance appraisal)karyawan dapat memperbaiki keputusan-keputusan personalia dan memberikan umpan balik kepada karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka.

6.      Kompensasi 

Cara manajemen untuk meningkatkan prestasi kerja, motivasi, dan kepuasan kerja para karyawan adalah melalui kompensasi. Kompensasi dapat didefinisikan sebagai sesuatu yang diterima karyawan sebagai balas jasa untuk kerja mereka.

7.      Perencanaan Karier 

Dapat dilihat bahwa konsep dasar perencanaan karier seseorang, adalah : 

Karier sebagai suatu urutan promosi atau transfer ke jabatan-jabatan yang lebih besar tanggung jawabnya atau ke lokasi-lokasi yang lebih baik selama kehidupan kerja seseorang. 

Karier sebagai petunjuk pekerjaan yang membentuk suatu pola kemajuan yang sistematik dan jelas (membentuk satu jalur karier). 

Karier sebagai sejarah pekerjaan seseorang atau serangkaian posisi yang dipegangnya selama kehidupan kerja.

Postest : Susunan Staf dan Organisasi

Pertanyaan :

Tuliskan tugas/tanggung jawab masing-masing anggota tim proyek seperti Project Manager, Project Leader dan Programmer pada organisasi/ tim proyek Sistem Informasi.

Jawab:

Project Manager (Project Manager)

Peranan Project Manager

Menjual Pekerjaan Manajer proyek (SellingT he project Manager Job).

Tanggung jawab  Project Manager secara umum adalah memberikan laporan mengenai rencana dan program yan ada kepada user, manajer tingkat atas dan kepada siapa saja yang memerlukan. Semua informasi dari yang selalu berubah, keuangan, jadwal, orang dan isu perusahaan atau semua hal yang mempengaruhi perusahaa jarus dikomunikasian dengan PM yang akan menyampaikan kepada para anggota tim.

Pimpinan Proyek (Project Leader)

Tanggung jawab Project Leader secara umum adalah Menghasilan produk yang berkualitas adalah salah satu tanggung jawab secara umum dari Project Leader, membuat semua tugas pemrograman, menghasikan produk yang berkualitas, menjalankan aspek kegiatan teknis dari penerimaan, melakukan pemeriksaan pada sistem.

Programmer 

Tanggung jawab Programmer adalah merencanakan bagaimana untuk menguji modul, meng-kode-kan modul, mendokumentasikan modul, lalu mengujinya, melakukan pelatihan dan dokumentasi user, melaporkan perkembangan kepada PL, membantu waktu pengujian sistem dengan mengintegrasikan dan menguji aspek sistem yang termasuk dalam programnya.